Termékek Menü
0

Irat-Könyv szkennelés

 

 

Dokumentum archiválás

 

Felejtsd el a papírhalmokat!


Néhány évvel ezelőtt el sem tudtuk képzelni irodáinkat papírok nélkül… Napjainkban azonban egyre fontosabb a környezettudatosság, ez a vállalkozásoknál is tapasztalható. Megjelentek a „papírmentes” irodák, ami azt jelenti, hogy az iratkezelést teljesen elektronikus úton intézik.
Nem egyszerű a folyamat, mindent többszörösen tükrözött háttértárolókon kell tartani, de sokkal kezelhetőbb és környezetbarátabb megoldás.


Hogyan válhatsz Te is papírmentessé?

 

  1. lépés digitalizálni kell a meglévő irattáradat,
  2. lépés a folyamatosan beérkező iratokat szkennelni és rendszerezni kell.

Mi ebben tudunk segíteni, legyen szó kis példányszámról, avagy egy egész teremnyi iratról. Mit kell tudnod erről a két lehetőségről?

Amennyiben kevesebb, mint 10.000 lapot szeretnél digitalizálni: hozd el irataidat a stúdiónkba. Átbeszéljük igényeidet, a sorrendet, a mentés formátumát és a határidőt.. 
   
Több, mint 10.000 lapról van szó? Ebben az esetben az archiválás először az igények felmérésével, az archívum megtekintésével és befotózásával kezdődik. Ilyenkor az előkészítés a legfontosabb lépcső, hiszen a rossz rendszerezés olyan, mintha nem is csináltunk volna semmit, ezt pedig senki nem szeretné.


Árajánlat készítéséhez az alábbi információk szükségesek:

  • milyen papírméretekre kell számítani, és ha több különböző van, mi ezek aránya,
  • hogyan vannak tárolva: különálló lapok/gyűrűs mappák/spirálozva,
  • vannak-e bennük kapcsok,tűzések, ragasztások,
  • egy, vagy kétoldalasak-e az iratok,
  • milyen kezelési egységekre lehet a teljes anyagot felbontani (egyben szállítsuk vagy kisebb részletekben,
  • hogyan szállíthatóak a dokumentumok?
  • milyen határidővel kell elkészülni.

Ezek alapján megkapod a kész tervet az elkészülés várható idejével.

 

Miért jó, ha az iratok dokumentálása mellett döntesz?   Mire számíthatsz, ha maradsz a régi, jól bevált papír alapú rendszerednél?

 

 Mindent ránk bízhatsz! Javaslatokat teszünk a kész állományok file-szerkezetére, elnevezésére, így illeszkedni fog az eddigi tárolási-visszakeresési szisztémádba. Javaslunk neked adathordozókat és kidolgozunk egy biztonságos, könnyen kezelhető tárolási módot.


 Végre lesz szabad helyed az irodában, megszabadulhatsz a sok papírtól és egy átlátható felületen, pillanatok alatt megtalálhatod, amire szükséged van!

 

!!!  Átláthatóságra biztosan nem, sok vágásra az ujjadon keresés közben, igen! Sajnos a nyomtatott dolgok manapság már feleslegesek és nem tartósak. A papírok rengeteg helyet foglalnak, és könnyen szakadnak, gyűrődnek és még a tinta is elmosódhat rajtuk.

 

!!! Nem lenne jobb egy mappa a számítógépeden, melyben mindent elsőre megtalálsz?

 

 

Óvd a környezeted, felejtsd el a papíralapú tárolási módszereket!
Mi segítünk ebben, és digitalizáljuk a felgyülemlett irataidat!

Kattints IDE az elérhetőségeinkért!

 

adásul a szövegfelismert iratokat kétrétegű PDF formátumba, vagy a népszerű irodai szoftverek fájltípusába (doc, rtf, txt) tudjuk elmenteni.

Szeretnél többet tudni a digitalizálásról?

Iratkozz fel itt az Emlékmentő magazinra, és ellátunk minden tudnivalóval, ami az emlékek és az adataid biztonságos tárolásához kelleni fog:

AJAJ Garancia:
Bárkivel előfordulhat, hogy a frissen átvett anyagokkal balesetet adódik: pl. ha Pendrive-on viszed el, akkor megadhatja magát az elektronika. Azért, hogy ilyen esetben ne kelljen ismét kifizetned a digitalizálás költségét, 7 napig megőrizzük a felvételeket. Így van időd biztonságos helyre is átmenteni a dokumentumokat.
Pl. egy felhőbe, vagy több példányban winchesterre.

 

Iratos megrendeléseink közül párat kiemelnék neked:

 

Mi szkenneltük, és OCR-eztük a HVG számítógépes korszak előtti lapszámait, 1992-ig. Levágtuk a füzetek gerincét, és adagoló szkennerrel vittük őket számítógépre, színesben, 300 dpi-n. Ezután végeztünk egy teljes szövegfelismerést a több száz füzeten, így gyakorlatilag bármelyik cikk megtalálhatóvá vált egy pillanat alatt, amit a lap indulása óta írtak.

 



 

Izgalmas volt az Iparkamara megrendelése is, itt 30 nap alatt kellett 280.000 oldalt számítógépre vinnünk. Külön nehezítő tényezőként spirálfüzetekben voltak az oldalak, először szét kellett bontani, majd beadagolni a szkennerbe őket. Két nappal a határidő előtt el is készültünk, és egy ajándék merevlemezen adtuk oda a mentéseket.

 


Óvd a környezeted, felejtsd el a papíralapú tárolási módszereket!
Mi segítünk ebben, és digitalizáljuk a felgyülemlett irataidat!
Kattints ide elérhetőségeinkért!

Mi történik a dokumentumok leadása után?

  • Az anyagleadásnál elkérjük az adataidat, elérhetőségeidet, hogy egyeztetni tudjunk, ha elkészült a mentés, vagy ha valamilyen kérdés adódna (pl. egy rosszabb állapotú irat esetén)
  • A megbeszélt időpontra elkészítjük a digitális anyagot, és összekészítjük az eredeti papírokat, hogy el tudd őket vinni majd.
  • Átvétel előtt bele is pillanthatsz a kész anyagba!
  • Átveszed az anyagot és az eredeti dokumentumokat.
  • Még 7 napig őrizzük a digitális fájlokat, hogy probléma esetén segíteni tudjunk. Nagyobb mennyiségek esetén akár több éves tárolási időt is meg tudunk beszélni, ez megegyezéstől függ.

Hozz egy okos döntést, és digitalizáltasd a felgyülemlett irataidat, ritka dokumentumaidat!

 
 

Olvass további iratos megoldásainkról!

 

  Ügyfelünk neves kelmefestő, és az életéről készülő kiállítás előkészítésében segítettünk neki: Precízen gyűjtögette a róla megjelent cikkeket, riportokat, és kivágta, majd felrakasztotta őket nagy, A2-es kartonlapokra. Ebből volt vagy 15 db. Mivel mindből egy példány volt, nem akarta az eredetiket odaadni a kiállításra, így beszkenneltette velünk, amiből posztereket nyomtatva el is készülhetett a kiállítás.

 

  Egy neves magyar regényíró egyik munkája németül is megjelent, és újra akarták nyomatni. Az eredeti írógépen készült, és rossz állapotú volt, így könyvből kellett dolgoznunk. Családja velünk szkenneltette be a német könyvet, majd végigfutott rajta egy német szövegfelismerés is. Ezután került a tördelőhöz, aki elkészítette a végleges nyomdakész külalakot.
 
 
  Amire az iratszkennelés elkezdésekor biztosan nem gondoltunk, hogy valakinek szüksége lehet rá, az a kotta szkennelés. Egy visszatérő megrendelőnk kottákat gyűjt, kölcsönkéregeti őket, és lefénymásolja magának A/3-as méretben. Eztán elhozza hozzánk, bedigitalizáljuk, és nézegetheti őket PDF-ben. Lehet lassan lesznek akkora Tablet-ek, hogy kiváltják az igazi kottákat.
 
 
  Egy hölgy pereskedett a kórházzal ahol (félre) kezelték, és szeretett volna több, független szakértőtől való szakvéleményt is a tarsolyában tudni. Viszont az eredeti leletek, amik döntően röntgen filmen vannak, nem nagyon reprodukálhatók. Próbálkozott a fénymásolással, de nagyon sok fontos részlet elveszett, használhatatlanok voltak ezek a másolatok. Szerencsére ránk talált, és beszkenneltük a leleteket. Mivel jó nagy felbontású képeket adtunk vissza, ezeket már gond nélkül el tudta emailezni a szakértőknek.