Egyetlen számla vagy bizonylat elvesztése akár 500.000 Ft-os bírságot is vonhat maga után… hát még egy számlatömb hiánya… Gondolj csak bele, egy 25 lapos számlatömb akár 12.500.000 Ft-ot is érhet a NAV munkatársai szerint! Neked van ennyi felesleges pénzed a vállalkozásodban? Biztos vagyok benne, hogy szívesebben fordítanád fejlesztésre, vagy béremelésre, ezért is annyira fontos gondoskodnod arról, hogy az összes céges irat hiánytalanul, és olvashatóan meglegyen.
Hogyan zajlik egy hatósági ellenőrzés?
Az ellenőrzés történhet előre bejelentett időpontban, váratlanul érkezve vagy próbavásárlással egybekötve is.
Az esetek többségében nem is számítasz a hatóság embereire (pláne, amikor egy próbavásárlás után kifordul a kedves vevő az ajtón, és mintha még eszébe jutott volna valami apróság, visszafordul, de már veszi elő az igazolványát és kezdi sorolni, hogy milyen iratokat kér…), és ezzel pánikot keltenek, akkor is, ha mindent a lehető legszabályosabban csinálsz.
Vagy mégsem?
Az ellenőrzés során számos dokumentumot elkérhetnek és el is kérnek a revizorok, hogy pontosan fel tudják térképezni a tényállást és jegyzőkönyvezzék azt.
Ezeket a legjobb mielőbb átadni a részükre (maximum 3 munkanap van rá), de nem mindegy hogyan.
A fő szabály, hogy mindenből az eredetit, vagy egy hiteles másolatot kell benyújtani az ellenőrzésre. Viszont nem árt, ha tudod, hogy az átadott dokumentumokról jó, ha készítesz egy tételes listát, illetve minden átadott iratról van másolat, mert utólag nagyon nehéz bizonyítani, hogy az adott dokumentumot átadtad-e?
Másrészt ez a gondos előkészület azért is fontos, mert az eljárás során nagyon kevés lehetőséged van pótlásra, vagy észrevételek tételére. Egyes ellenőrzések akár 1 évig is elhúzódhatnak, ha pl. külföldről vagy több cégtől is kell hozzá bekérni plusz adatokat.
Egy ilyen elhúzódó procedúrát pedig nagyon nehéz lekövetni pontosan, ha nincsenek tételes listáid és másolataid a céges iratokról.
Egyébként érdemes adószakértő segítségét kérned, ha az ellenőrzés hibát tár fel, vagy ha nyilatkozattételre szólít fel a hatóság. Ezekben az esetekben már szinte biztosan van jogalapja egy lehetséges bírságnak is, amelyet az adózói jogaid megfelelő gyakorlásával mérsékelhetsz. Persze ehhez is kell minden iratról másolat, hogy a szakértő átlássa a céged adóügyeit!
Ahhoz, hogy ne kerülj (túl nagy) kutyaszorítóba, érdemes tisztában lenned a céges iratok kezelésének alapszabályaival.
- Mit, hogyan, mennyi ideig kell megőrizni, selejtezni.
- Milyen másolat típusok léteznek, mi tekinthető hitelesnek.
- Hogyan lesz átlátható az archívumod?
- Hogyan kezeld digitálisan a dokumentumokat…
Minderről készítettünk erről egy 5 részes oktató sorozatot, és egy ajándék tanulmányt, amit az alábbi űrlap kitöltésével érhetsz el!
Ha „elvégzed” online oktató sorozatunkat sokat teszel azért, hogy egy NAV ellenőrzés során ne hibázz akkorát, ami ronthatja a helyzeted!
Ha nem szeretnél bajlódni e-mailek olvasásával, inkább kiszerveznéd az egész hacacárét, katt ide és ismerkedj meg új szolgáltatásunkkal!